テレワークで優秀な人材の確保に成功した地方企業。成功の第一歩はデータのクラウド化だった

妊娠中の社員が引越すことに。復帰したい思いを受け、テレワークを導入

岡山県を拠点に、IT導入に関するコンサルティングサービスを提供しているネットリンクス株式会社がテレワークに注目したのは、2016年の春。ある女性社員からの申し出がきっかけでした。ネットリンクス株式会社代表取締役の前田洋一氏が当時を振り返ります。

前田氏：「女性社員は当時妊娠中であり、さらにご主人の大阪府への転勤が決まったことで、実家のある兵庫県神戸市に引越すことになりました。
しかし引越しても、そして産休・育休を取って復帰した後も引き続きネットリンクスで仕事がしたい、という申し出が本人からありました。
私としては、女性社員が当社で働き続けたいと言ってくれたことが嬉しかったし、優秀な社員を手放したくありませんでした。
ちょうどそのころ、新しい働き方にチャレンジしてみたかったことで、テレワークを試験的に導入してみることにしたのです」

テレワーク導入にあたって、前田氏が最も重視したのは「社員を信頼している前提の下で対応する」という性善説。例えば自宅での勤務状況を監視するようなことはせず、厳格にルールを決めることもしませんでした。「時間ではなく、成果を評価する人事制度に変更」など、実際に試験導入することで、少しずつ制度面をテレワークに対応できる仕組みに修正するなどしてきました。導入後は特に目立った問題点は発生しなかったとのこと。

前田氏：「実際に導入してみると何の問題もなくスムーズに意思疎通やパフォーマンスを発揮してくれました。
それに当時、経理代行業務を担当していた彼女は業務上、紙の資料が多くあったのですが『基本印刷はしない』というスタイルに移行できたことによって、生産性が向上するなどのメリットもありました」

試験導入後、その女性社員は産休から2016年末に一度復帰し、その後2019年4月に二度目の産休・育休を取得。2020年10月に復帰して、今も神戸市に生活拠点を置きつつ、月1回のペースで出社しながら活躍しています。

サーバーからクラウドへの移行を進めたことで2020年、全社員一斉のテレワーク実施をスムーズに実現

テレワーク導入実験を通じてペーパーレス化を進める前に整備したのが、サーバーからクラウドへの移行でした。今回のテレワーク導入に関して将来、全社員を対象にした場合にはクラウド環境の構築が必要不可欠であったことに加えて、前田氏は「2018年夏、西日本豪雨によって多数のサーバーが水没したことをきっかけに、データを置く場所はクラウドだという認識が、確信に変わりました」という理由から、クラウド移行を推進。

また同時にモニターやマウス、キーボード、ルーターなどを社員の各家庭に備え付けたり、パート社員を含めた全員にスマートフォンを貸与しました。さらに勤怠管理ツールやチャットツール、グループウェア等も順次導入し、全社員が同時にアクセスしてシームレスかつリアルタイムでコミュニケーションできる環境も構築。その結果、2019年の年末時点ですでにデータのクラウド化が完了し、全社員のテレワーク化をいつでも実施できるようになったのです。

そして迎えた2020年、予期せぬ新型コロナウイルスの影響により、緊急事態宣言中は全社員の在宅勤務を実施することになりました。しかしここ数年でテレワーク導入の準備を進めてきたことによって、特に問題なく各自業務を行うことができ、緊急事態宣言解除後は徐々に出社比率が高まってきているとはいえ、2020年末時点でも約半分の割合で全社員が在宅勤務との併用を維持しています。

「月間労働約160時間削減」などの大きな効果を生み出すと共に、社内コミュニケーション活性化を模索

テレワーク導入のメリットについて、前田氏に以下のようなポイントを挙げてもらいました。

メリット①
社員一人ひとりの生産性が高まったことで「月の総労働時間が約160時間程度削減」「1日当たりの通勤時間が約18時間削減（社員15人合算）」を実現

メリット②
地元メディアが「テレワーク先進企業」として取り上げたことで、会社の知名度がアップ、売上アップにつながった

メリット③
採用活動をすべてオンライン化～テレワーク先進企業として人気が高まり、優秀人材の採用に結び付く

メリット④
出産・育児等によるキャリア中断問題に対しても、無理なく長期的に働ける環境があることで58か月間離職者ゼロ&中途採用増へ

メリット⑤
在宅勤務が難しいとされる総務などのバックオフィス業務も、クラウド化によってテレワークで作業ができる

メリット⑥
各社員の業務が可視化されたことによって、以前より積極的にコミュニケーションを取るようになってチームワークが強化された

メリット⑦
平日に家事や育児ができることによって、週末を有意義に過ごせるようになった

など、非常に多岐に渡る点で大きなメリットを生み出すことができたそうです。

加えて今回のコロナ禍を受けて、取引先のお客様やメーカーとも直接会う機会が減りました。しかしそれも「この状況なら仕方ない」と、テレワークに対する相手側の理解が深まったことも追い風となり、社員も気兼ねなくテレワークを実施できるようになって一気に定着が進んだそうです。

前田氏：「今はZoomなどによる打ち合わせや商談がメインです。事前にきちんと準備して臨むようになったことから、以前の対面より移動時間含めて短時間で効率よく進められることも、今回のオンライン化で生まれた思わぬ効果かもしれません」

一方、全社員テレワーク導入に伴い発生したデメリットについて「社員の運動不足」「日常的なコミュニケーション不足」などが挙げられています。運動不足に関しては、岡山市が主催する健康事業「おかやまケンコー大作戦」への積極的な参加呼びかけをはじめ、社内テニスサークルなどの活動支援を行うことでカバーしようとしています。

コミュニケーション不足に対しては、チャットツールの機能である「分報：普段の行動やちょっとした相談、日常の出来事をつぶやく場所」と、「ヘルプミー：『ソフトウェアが開けない』などすぐに解決が必要なトラブルや悩みを書き込んで、他の社員からサポートを受けられる」を活用することで、テレワーク中でも孤立しないようにしています。また月1回のオンライン集会を開催、勉強会や本の感想文発表などを全社員参加で実施しています。

前田氏：「それに加えてそれぞれ月に一度、全員が出社する日と、全社員と私が個別に面談する場を設けています。極力顔を合わせる場を設けて、リアルなコミュニケーションも大切にしています」

クラウドにデータを移行することが、テレワーク導入の第一歩。できることから始める

早くから様々な対策を講じてきたネットリンクスでは、同社が培ったこれまでのテレワーク導入ノウハウを活かして2020年春以降、テレワークやリモート勤務、RPA^※ などの導入支援サービス事業を立ち上げて、今後の主力事業に育てていくそうです。これまでの経験をもとに、テレワークを新規導入する際のアドバイスとして、前田氏は「インフラの重要性」を挙げています。

前田氏：「クラウド上にデータを移管することが、テレワーク導入の第一歩。データ化ができていれば、テレワークは簡単にできます。当然そのための初期投資費用は掛かりますが、将来への経営投資として位置付けと考えれば必ず無駄にはならないと思います。ただし業務上、一部クラウドに移行できないデータもあるので現状は既存のサーバーと併用して運用していますが、将来的には全面的なクラウド移行やRPA、AI OCR^※ 等の導入を実現したいと思っています」

また同社バックオフィスマネージャーを務める神﨑涼子氏からは、テレワークに関してこのような声が寄せられました。

神﨑氏：「総務や経理のような業務は、以前ならテレワークへの移行が難しいと思われていて、私もそう思っていました。しかし実際にテレワーク環境に移行してみると、小口現金管理や請求書処理など一部業務を除き、ほぼテレワークでも問題なく対応できることがわかりました。最初から『できない』と決めつけるのではなく、『どうすればできるようになるのか？』というスタンスでアイデアを出せば、必ず解決策はあると思います」

このようにまずは「クラウド環境の導入」からスタートしつつ、まずはできるところから着手＆改善していくことを繰り返すことで、ネットリンクスは理想のテレワーク環境の整備を進めています。
また遠方から通勤している白藤友李奈氏は、テレワークにとても助けられていると言います。

白藤氏：「私の担当は資料作成やHPの更新作業がメインのため、テレワークとの相性がよく、スムーズに移行できました。またこれまで片道1時間以上かけていた通勤時間が削減できて、心身ともに負担が減りました」

いつでも全社員がテレワークできる環境を整えたネットリンクス。テレワークが多岐にわたる効果を生み出しました。なかでも社員が個人の都合で離職することなく働き続けることができ、なおかつ優秀な人材の採用に結びついていることは、地方企業にとって大きなメリットです。テレワークの導入・環境整備は、企業の採用活動において大きなアピールポイントと言えるでしょう。