セキュリティに厳しい金融機関が高いテレワーク利用率。モラール向上につながった自然とテレワークができる気持ち良い環境作りとは？

2019年からテレワークを導入。ITインフラ環境を早い段階で整備

スイスに本拠を置き、世界有数の金融グループとして、世界最大級の預かり管理資産（AUM）を有するUBS。日本においては「UBS証券株式会社」「UBS銀行東京支店」「UBSアセット・マネジメント株式会社」「UBSジャパン・アドバイザーズ株式会社」「UBS SuMi TRUSTウェルス・アドバイザリー株式会社」の5法人（※以下「UBSグループ」として一括表記）を通じて、法人・機関投資家および個人（富裕層向けUBSウェルス・マネジメント）のお客様向けに、様々な金融商品やサービスを提供しています。

UBSグループが全社員を対象にしたテレワークを実施したのは、2019年の夏から。実施の経緯について、広報部の野田司氏は「日本政府が主導する『働き方改革』が社員の多様な働き方を奨励する当社の考え方に合致していたことから、その手法のひとつであるテレワークについても、導入を検討する過程で違和感なく決定にいたりました」と語ります。

テレワーク導入にあたり、すでにUBSグループでは導入をスムーズに実現できる環境が整っていたといいます。その中でも特に欠かせないのが「ITインフラ環境の整備」。様々な金融サービスを提供するUBSグループでは早くからITインフラ環境が整えられていたことが、テレワークのスムーズな導入を後押ししました。

野田氏：「通常、会社に出勤して、会社にあるPCを立ち上げて、メールの処理など諸々の作業を行いますが、それと全く同じ環境が自宅のPCでも実現できています。
つまり会社のシステムには、会社のPCからもそして自宅のPCからもアクセスが可能なので勤務場所の制約を受けず、シームレスに業務を行うことができるのです。
ただし顧客情報などセキュリティ上、一部の機能やアプリは社外からアクセスできず、出社して作業する必要があります。しかし、そうした一部例外を除けば全社員が理論的には社外でも仕事ができる環境下にありまして、そのような中でテレワークというアイデアが提唱されたため、私たちはすんなりと全社員にテレワークを推奨することができました」

2020年3月以降、コロナ禍で在宅勤務率が高まる。グローバルレベルで働き方に対する考え方が変化

2020年、新型コロナウイルス感染症が世界中で急拡大していく中で、グローバル展開しているUBSも大きな影響を受けたそうです。ヨーロッパ・スイスに本店があることもあり、「ロックダウンの下で、業務を続けるには？」という難しい課題と直面。その中で「アフターコロナのニューノーマルな働き方」がグローバルレベルで検討され、徐々に合意形成されていくという、これまで日本国内で進められてきた働き方改革とは違うベクトルが生まれました。

日本のUBSグループも2020年3月以降、新型コロナウイルス感染症拡大防止の対策としてオフィス内での密を回避するため、「分割業務（スプリット・オペレーション）」を導入。具体的には、勤務場所を「オフィス」「バックアップオフィス」「自宅」の3か所に分け、それぞれがお互いに接触することなく業務を遂行する態勢を敷きました。このうち、「バックアップオフィス」とは、本来、災害などで本社（オフィス）の機能が停止した時に備えて設けている施設ですが、「オフィスでの密を避けつつオフィスでしか行うことができない業務を行うことができる場所」としてコロナ禍で活用することになりました。この分割業務の結果、それまでおおよそ2割前後の社員が利用していたテレワークは、一気に利用者が拡大。

野田氏：「先ほど申し上げたようにテレワークに必要なIT的なプラットフォームは整っているので、やろうと思えばできます。しかし、一部（顧客情報管理や取引所に対する注文等）でどうしても会社にいなければ執行できない業務があったりするので、全社員が同時にテレワークを実施するのは無理がある。特に私たちのような金融機関は厳しいセキュリティ基準が設けられているので、社外での業務情報の取り扱いには細心の注意が求められます。そこで業務で取り扱う一つ一つの情報レベルに応じて、会社ですべきことと在宅でもできることを分別し、できるだけ多くの社員がリモートで円滑に業務ができる仕組みにしています。誰かが会社でやらなければいけない仕事を特定の個人に紐づけせず、他の誰かが折に触れてバックアップするということで考えると、誰でもテレワークができる環境にあると言えます」

UBSグループは支店等における金銭の授受や窓口業務などを行っていないことから、テレワークを導入しやすい下地がありました。このような背景があったことから、感染拡大防止態勢開始から半年以上を経た現在（※2020年12月時点）、7割近い社員が在宅勤務を行っています。

コロナ禍で一気に拡大したテレワーク利用ですが、社員からは基本、ポジティブな声が多く寄せられている中で、「社員のモラール」に関して新たな課題も見えてきたといいます。

野田氏：「集中して仕事をしている間は問題ないのですが、ほっと一息ついたときに周りに誰もいない、もしくは『今日も一日頑張ったな、飲みに行こうか』といったような、『職場的な雰囲気』がないのです。職場にいたら何人かが集まって『ああでもない、こうでもない』と、会議の場というよりもフランクな会話の中から新しいアイデアが生まれてくるということもありますが、その機会が減ったことによって、社員のクリエイティビティに多少なりとも影響が出ているかもしれない。『コロナ禍でのやむを得ない高テレワーク率』という特殊な状況の下での課題ではありますが、UBSのいいところである自由闊達なカルチャーを維持するためにできることはないか。コロナ禍の経営課題のひとつです。」

様々な活動を通じてリモート環境でも社員同士が繋がり、モラール向上効果

先ほどご紹介した、感染拡大防止のための高テレワーク率維持に伴う社員のモラールの低下懸念という課題に対しては、トップダウン、ボトムアップの双方からの活動が効果を発揮しています。

野田氏：「例えば、女性社員のグループや、お子さんの教育に関心を持つ親のグループなど、当グループには『社員ネットワーク』と呼ぶグループ活動が多々あります。そういうグループが自分たちの活動の中で『今こんなときに、みんなに役に立つテーマを取り上げよう』ということで、自発的に活動を行っています。

例えばワーキングマザーの働き方を講義する講師や専門家の方をお招きして、リモート会議システムを使って、社員向けに『家事について改めて考える』講座を開催しました。『ストレスを溜めないで家から仕事をするヒント講座』というのもありました。このように多種多様な話題の中で、様々な切り口で社員たちがリモートでありながらも気軽に意見交換ができる環境が提供されています」

このような社内活動は福利厚生の一環として、トップダウン主体で行われることも多い中、UBSグループでは自然発生的に社員から「私たちはこういう会を立ち上げたい、だから会社にサポートしてもらいたい」という流れで生まれ、数十年に渡り会社公認のグループ活動として続いているそうです。

一方、トップダウン型による大規模な活動もあります。 年末、UBSのアジア太平洋地域の全拠点で勤務する全社員を対象にした、オンラインイベントが開催されました。

野田氏：「コロナでいつも以上に離れ離れで仕事をしている各社員が、それでもお互いにつながっていることを改めて確認できるよう、各国拠点の有志に短い動画作品を製作してもらいそれをみんなで観るというイベントです。ビフォーコロナとアフターコロナの働き方の違いを風刺的に描いた作品やコロナ関連のミュージックビデオのパロディなど、カジュアルな形ではありますが、一堂に会することができない状況でも「これだけのことができる」ということを皆で共有することができました。また、それら作品紹介の合間には、アジア各国の経営陣から『こういう困難の中でも業務に邁進してくれてありがとう。今日は各国から寄せられた作品を楽しみながら、お互いのつながりを確認しようじゃないか』といった趣旨のメッセージが流されました」

コロナ第一波のときには、『UBS社員によるチャリティ・コンサート』も行われました。これもアジア地域のイベントで、『プロ級に歌や楽器の演奏がうまい』社員が自分のパフォーマンスをビデオに撮影、それを香港にあるアジア本社が1本にまとめ、全社員に対してお昼休みの時間に公開したそうです。視聴した社員は観演料代わりの寄付金を拠出し、そのお金は域内各国の慈善団体に寄付されたそうです。

このようなイベントに自宅からでも参加することで、「苦しい中でもみんな頑張っているんだな」と励まされ、仲間の存在を改めて意識することでモラールの維持にもつながっていくのではないかとみられています。

「テレワーク大歓迎です」という会社側のメッセージが、社員が気持ちよく仕事ができる環境を作る

逆にテレワークによるメリットはと尋ねたところ、ここでも「社員のモラール向上」が挙がりました。

野田氏：「先ほどはモラール低下という懸念事項を指摘しましたが、これはコロナ禍特有の課題であり、本来テレワークはモラールの向上につながるものだと思っています。
『会社として、多様な働き方を提供しています』というメッセージを発することによって、社員は遠慮なく、必要に応じて自由にテレワークを選択することができる。その結果、社員一人ひとりが気持ちよく仕事ができるわけです。
コロナ禍という特殊要因が発生したことによりいわば必要に迫られてテレワークが拡大したわけですが、問題なく仕事ができると期せずして実証されたので、いまや『テレワークをしたい人はどんどんやってください。会社は何も心配していません。それで皆さんがよりよい働き方を実践できるのであれば大歓迎です』と言うことができます。会社にそう言ってもらえたら、社員のやる気や活性化につながりますよね」

「家で仕事をせよ」と会社側から社員に対して強制されたら、精神的に辛くなる人もいるでしょう。また、「テレワークなんて私の仕事ではできるものではない」とあきらめていた人もいたかもしれません。しかし今回のコロナ禍によってテレワークをせざるを得ない状況に追い込まれたのをきっかけに、それを実現できるITプラットフォームが整備されていることに気付き、「意外に問題なく家からでも仕事ができる」と自然と受け入れることができた社員が多かったようです。

このように、これまで考えるまでもなく無理だと思われていたことも、とりあえずやってみることで新しい解を見出せる可能性があることを今回、示唆していただきました。