ページの先頭です

ページ内を移動するためのリンク
本文(c)へ

ここからグローバルナビです。

グローバルメニューここまでです。

ここから本文です。

スムーズなテレワーク体制移行により感染症危機を克服。申請のしやすさが利用率上昇の決め手に

東京都
株式会社協和エクシオ

POINT

  • BCPや働き方改革の観点からテレワークの導入を推進したが、当初はほとんど利用されなかった。

  • テレワーク申請から利用開始までを短縮化、モバイルPCの大量普及によって、テレワークの利用率が上昇。現在は6割がテレワークを実施。

  • 2019年から業務の状況共有や意思疎通に「Teams」を活用していたことで、テレワーク前提の体制にもスムーズに移行できた。

  • 現場からの積極的な声によってテレワークの活用法が洗練化、工事現場の働き方改革も実現。

テレワーク制度導入も利用が伸び悩む。端末やシステムの普及、申請しやすくすることで利用率が上昇

1954年に創業し、電気通信設備や土木工事を請け負う建設会社として成長を遂げてきた協和エクシオ。さらに、システムやネットワークのインテグレーション事業も手がけ、社会インフラを総合的に構築する企業として活動を続けています。そんな同社は、他社に先駆けてテレワークの導入を推進。2018年には、総務省がテレワークの導入・活用を進めている企業を認定する「テレワーク先駆者百選」にも選定されました。

左 総務部 CSR・広報室長 平田健吾氏
中央左 人事部 ダイバーシティ推進室長 坂井英子氏
中央右 DX戦略部 副部長 兼 ICTソリューション事業本部 情報セキュリティ本部 副本部長 斉藤洋氏
右 DX戦略部 担当部長 ワークイノベーション担当 菊池謙一郎氏

協和エクシオが、テレワークの導入検討を始めたのは、2011年の東日本大震災がきっかけです。東北から関東を中心に電車の運行が停止し、従業員が出勤できないという状況が発生。社会インフラの運用・保守を担う協和エクシオは、BCP(Business Continuity Plan 事業継続計画)の観点からテレワークの重要性を強く実感。同時に当時に抱えていた労働環境に関する問題の改善にも着手します。その一手がテレワークでした。

坂井氏:「東日本大震災以前から、長時間労働の是正や育児や介護などと仕事との両立、業務効率化などの課題がありました。東日本大震災をきっかけに、BCPやワークライフバランスの向上の観点から、出社をしなくても仕事をできるテレワークを推進することとなりました」

多様な雇用形態や、個人に合わせた働き方の実現のため、テレワークの推進へと歩を進める協和エクシオは、2年間のトライアル期間を経て、2014年に「テレワーク勤務実施要領」を策定。育児や介護、病気療養などの事情を抱える従業員が、在宅およびサテライトオフィスで勤務できるようになりました。
ところが、「利用している従業員はほとんどいなかった」と坂井氏は振り返ります。なぜなら、当時の「テレワーク勤務実施要領」では対象となる従業員が限られていたからです。さらに所属長を通じて人事部への届け出を行うことや、テレワークの利用が週に2回までと上限が定められているなど、細かな制限が設けられていたため、利用は限られていました。

しかし、テレワークの本格導入に向けて、一歩ずつ前進していきました。2017年には、テレワークの実現に向けた「事業構造改革モバイルワーキンググループ」を発足。同グループで検討した事項を踏まえ、2018年7月、「テレワーク勤務実施要領」を大幅改定し、「テレワーク勤務規則」を制定します。日本テレワーク協会が公開する「テレワークに関わる勤務規則例」を参考に、就業規則や評価方法を整備。同時に、業務に使用する端末やシステムの整備を進めたのです。

斉藤氏:「『テレワーク勤務規則』の導入によって、テレワークの最終決裁者が利用者の所属長となり、申請から利用開始までの期間を短縮化できました。同時に、業務端末の整備も開始しました。以前は、営業先でのプレゼンや出張での作業などのために支給していたモバイルPCを、テレワークのために大量導入。2019年からは、マイクロソフトのコミュニケーションプラットフォーム「Microsoft Teams」を導入し、オンラインでの情報のやり取りの円滑化を目指しました」

ICTの導入によって社内コミュニケーション基盤を整備。コロナ禍のテレワーク体制にスムーズに移行

2018年の「テレワーク勤務規則」策定以降、協和エクシオでは、従業員のテレワーク利用率は約2割に上昇しました。2018年に総務省が行った調査では、テレワークを導入する企業のうち、10%以上の従業員がテレワークを利用する企業は約40%であることからも、同社のテレワークに対する積極的な取り組みを感じられます。

2020年には、協和エクシオのテレワーク体制をさらに推し進める出来事が発生しました。新型コロナウイルスの感染拡大です。

平田氏:「緊急事態宣言発令後は、もともと週に2回までのテレワークの回数制限を撤廃しました。可能な限りのテレワークを推奨したのですが、もともと業務用のモバイルPCが普及していたことや、『Teams』によるコミュニケーションに慣れ親しんでいたこともあり、大きな混乱もなく、テレワーク前提の勤務体制へと移行できました。2018年からテレワークの本格的な導入を推進してきた成果だと思います」

例えば、勤務時間の管理です。タイムカード制度を導入していない協和エクシオでは、始業と終業時のミーティングによって労働時間を現認し、PCのログを確認することで勤怠を管理していました。特に、業務の状況共有や意思疎通の点においても、ミーティングは重要な役割を果たしています。テレワークにおいては、それまでは対面が主だったミーティングを「Teams」上で実施。多くの従業員が従前より「Teams」の扱いに慣れていたため、移行がスムーズに行うことができたのです。

2020年11月現在でも、テレワークの利用率は60%以上。テレワークの普及を技術的にサポートするDX戦略部に至っては、定員200名のオフィスに数名しか出社していないことも珍しくありません。同社が集計したアンケートの結果によると、「自由な働き方ができるようになった」と、内勤や外勤などの勤務形態を問わず、およそ7割の従業員がテレワークに賛成しているそうです。

エクシオのテレワーク制度の特徴

モバイルPCと「Teams」の活用によって、働く場所を柔軟に決めることができる。勤務時間は、従業員の申告とログの記録を照らし合わせることで、労働時間を管理している。

申請や提案をオンラインでいつでも可能に。工事現場を遠隔でモニタリングできる体制も導入中

それほどまでにテレワーク文化が普及した協和エクシオですが、新型コロナウイルスによるテレワーク利用者急増のさいに、課題がなかった訳ではありません。

『かんたん申請アプリ』を導入したことで、オフィスに出社せずテレワーク中でも所属長へ各種の申請を行える。

斉藤氏:「ネットワーク環境については、従業員から困りの声が上がることがありました。業務文書を閲覧するためには、外部から会社のサーバーにアクセスする必要がありますが、利用者が集中するとネットワークシステムがひっ迫することがあったのです。ネットワーク設計を見直し、急激に増加した外部からのアクセスに耐えられるようネットワークシステムの増強を急いで実施しました。」

IT関連のトラブルシューティングや申請/問い合わせは、サービス管理プラットフォーム「ServiceNow」で一元化し、ワークフローを整備。従業員がテレワーク中でも申請/問い合わせができるようにしました。
ビーコンを活用し、社内にいる従業員の居場所を把握しやすくするなど、ニューノーマル時代のテレワークに向けて、社内環境を整備する協和エクシオ。現状に満足することなく、テレワークや働きやすいオフィス環境の整備に邁進しています。

菊池氏:「新型コロナウイルスの感染拡大以前から、社内での稟議文書に関しては、押印することなく決裁をできるシステムを導入していました。さらに、『かんたん申請アプリ』を開発し、現場での日々の申請文書を所属長が「日付印」を押さずに電子的に承認できるシステムを導入。電子承認の利用範囲を広げていく取り組みをしています」

協和エクシオの全業務がテレワークで行えるわけではありません。例えば、工事など、現場に立ち会う必要のある作業もあるからです。そのようなケースにおいても、IoTやITの技術を活用し、働き方を改善してきました。

坂井氏:「モバイルPCの導入開始からは、書類仕事も、事務所に寄らずに現場から直行直帰で自宅作業もできるよう体制も整えています。これにより、移動時間を減らし、トータル的に労働時間の短縮に成功しました。」

斉藤氏:「工事の現場では、毎日朝礼を行っています。『Teams』を活用することによって、管理職は複数の現場の朝礼を並行してチェックすることができ、その日の工事の要点を確実に抑えることができるようになりました。危険を伴う作業の場合には、作業者がウェアラブルカメラを装着し、管理者がそれモニターすることによって、ダブルチェックできる体制の導入を進めています。場所にとらわれないという意味で、こうした対応も『テレワーク』の一環であると当社では考えています」

斉藤氏は、テレワークに関して、ある外資系企業の担当者から聞いた言葉を忘れられないと言います。それは、「テレワーク環境が整備された私たちは、いつでも、どこでも、誰とでも仕事ができる。場所にも時間にもとらわれる必要がない」という示唆に富んだ内容でした。日本人の働き方を根本から変えるテレワークを、協和エクシオはますます推進していく予定です。

坂井氏:「私たちはダイバーシティも大事しています。テレワークによって、育児や介護などとの両立を目指す人や、地方在住者など、多様の人材を活用できるようになるのです。協和エクシオとしても、テレワークに関するソリューションを提供している企業ですので、率先してテレワークを中心とした働き方改革を進めていこうと考えています」

株式会社協和エクシオ

東京都
所在地 東京都
業種 建設業
企業規模 1000~4999名
URL https://www.exeo.co.jp/

本文ここまでです。

ここからサイトのご利用案内です。

ページの先頭に戻る

サイトのご利用案内ここまでです。